Kao što znamo, za vođenje poslovanja više nije dovoljno oslanjati se na intuiciju, već je danas potrebno sve detaljnije proveravati, usmeravati i planirati. Da li čovek uopšte može da postigne sve to uz postojeće softverske alate?
Svi podaci iz računovodstva, prodaje, proizvodnje i drugih odeljenja nemaju pravi smisao ako ih ne možemo pravilno prikupiti, povezati i pretvoriti u korisne informacije. Tu na scenu stupa poslovna inteligencija ili BI alati.
Matej Markelj, stručnjak za poslovnu inteligenciju, otkrio nam je zašto sve više organizacija ulaže u obuku zaposlenih za oblast poslovne inteligencije i uvođenje BI alata.
Da li svim organizacijama zaista potreban BI?
Ne nužno. Markelj kaže da su pri odluci za uvođenje poslovne analitike ključni razlozi i vremenska komponenta.
Glavni razlozi za korišćenje analitičkih alata su:
- brže donošenje odluka,
- donošenje boljih odluka
- i lakše razumevanje tržišta i ponašanja kupaca.
Na osnovu ovih argumenata nije moguće reći da poslovnu inteligenciju trebaju samo veće organizacije. Ipak, statistika pokazuje da se za BI alate najčešće odlučuju organizacije sa složenijim procesima.
S druge strane, i manje organizacije otkrivaju da uz sve veće količine podataka trebaju alate za analizu bar nekih oblasti.
Što se tiče vremenske komponente, Markelj u šali dodaje da je trebalo početi sa uvođenjem savremenih alata još juče. Digitalizacija je na nezaustavljivom usponu i oni koji kasne mogu preko noći postati nekonkurentni.
Ključni deo poslovne analitike su ljudi
Svaka analitika se temelji na sortiranju informacija, ali te informacije primaju ljudi koji ih moraju znati iskoristiti.
U praksi postoje tri načina iskorišćenja informacija:
- Što više znanja imamo, manje informacija nam je potrebno.
- Što više kvalitetnih informacija pribavimo, manje znanja nam je potrebno.
- Ako imamo kvalitetne informacije i puno znanja, u konkurentskoj smo prednosti.
Najpoželjniji je treći način, koji je ujedno i glavni razlog zašto organizacije sve više edukuju kadrove za oblast poslovne analitike.
Ideal kojem teže neke organizacije predstavljen je kroz model DIKW (Data, Information, Knowledge, Wisdom). Ovaj model kaže:
- Iz podataka dobijamo informacije,
- iz informacija se stiče uvid u poslovanje,
- celokupan uvid povezujemo u znanje,
- iz znanja stičemo mudrost i
- na osnovu mudrosti donosimo odluke koje utiču na našu organizaciju.
Naravno, u poslovnom svetu ima onoliko mudrosti koliko ima zaposlenih. Iako je svaka organizacija donekle specifična, glavni ciljevi prikupljanja informacija se u širem smislu ne razlikuju mnogo.
Koji su glavni ciljevi prikupljanja informacija?
Stručnjaci navode sledeće ciljeve prikupljanja informacija:
- Povećanje efikasnosti procesa (prilagođavanje procesa, optimizacija radnih tokova itd.).
- Povećanje produktivnosti, odnosno da se sa istim resursima obavi više.
- Lakše planiranje investicija i smanjenje troškova (npr. optimizacija zaliha).
- Kontrola kvaliteta i uvođenje poboljšanja u slučaju grešaka ili varijacija.
- Organizacija predviđenih održavanja, čime se izbegavaju zastoje ili kvarovi.
- Postizanje usklađenosti sa propisima, koji su u većini delatnosti ključni odnosno obavezni.
- Lakša kontrola procesa i pravovremeno otkrivanje kašnjenja ili drugih rizika.
Kvalitetne informacije su pouzdana osnova koju donosioci odluka koriste za razumevanje svojih poslovnih procesa, potreba klijenata i zahteva tržišta.
Obilje podataka dolazi iz različitih izvora. Najveća dodata vrednost u poređenju sa prošlošću jeste činjenica da su podaci odmah dostupni i spremni za dalje analize i obradu.
Odakle se podaci prikupljaju u BI alate?
Sirovi podaci se tokom poslovnog procesa mogu prikupljati u različitim aplikacijama i uređajima. Najčešći su:
- ERP sistem (računovodstvo, prodaja, ljudski resursi, zalihe ...),
- CRM sistem (komunikacija sa kupcima, prodajne prilike, istorija kupovina, marketinške kampanje ...),
- Dokumentni sistemi,
- MES sistem za proizvodnju (nabavka, zalihe, logistika, dobavljači ...),
- Senzori (IoT), koji su postavljeni na proizvodnim linijama i pogonima za praćenje stanja mašina u realnom vremenu.
Naravno, dolaze u obzir i mnogi drugi izvori podataka ili programi koji se povezuju sa gore navedenim sistemima. U obzir dolazi i uvoz iz Excel dokumenata.
U vreme uspona digitalizacije svakodnevno nastaju novi kanali podataka koji pomažu menadžerima da brže steknu iskustva i izoštre osećaj za intuiciju.
Šta se dešava ako odluke donosimo samo na osnovu osećaja?
Kada se odluke donose samo na osnovu ličnih predviđanja i iskustava, umesto na osnovu pouzdanih informacija, to može predstavljati sledeće izazove:
Manja prilagodljivost
Bez pouzdanih informacija o prilikama i stanju na tržištu organizacija se sporije prilagođava. Brza poboljšanja u dinamičnom poslovnom svetu znače konkurentsku prednost.
Izgubljene prilike
Bez pregleda nad trendovima i potrebama svojih kupaca, preduzeće propušta prilike za razvoj ili širenje na nova tržišta, što znači slabiju konkurentnost na tržištu.
Loš pregled nad kapacitetima
Bez pouzdanih informacija rizikujemo da kapaciteti nisu usklađeni sa potražnjom na tržištu. U nekim organizacijama ne znaju koliko i kada su zauzeti ili koliko imaju slobodnih kapaciteta. Zbog toga dolazi do kašnjenja ili do nagomilavanja zaliha itd.
Lošiji kvalitet proizvoda u proizvodnom preduzeću
Bez odgovarajućih podataka teško je identifikovati uzroke problema ili grešaka u proizvodnji. Posledica može biti lošiji kvalitet proizvoda, a preduzeće može izgubiti poverenje kupaca.
Mnogi korisnici tek mesec dana nakon korišćenja BI alata uoče koliko su nedostataka i prilika dotad prevideli.
Pogledajmo kako je to u praksi...
Na pitanje kako im je poslovna inteligencija poboljšala poslovanje, većina organizacija navodi tri spoznaje:
- "Sada imamo jednu 'istinu'." Često se dešava da izveštaje priprema svaki odeljak zasebno i tako lako dolazi do razlika u pojedinačnim rezultatima.
- "Naš direktor je stekao 'jasniju sliku'." Nemoguće je imati potpunu sliku poslovanja ako nemamo sve podatke na jednom mestu. Uz pomoć BI alata možemo na osnovu analize jednog meseca ili više godina utvrditi gde su nastajali troškovi.
- "Uštedeli smo vreme za pripremu analiza." Vrlo često se dešava da visoko kvalifikovan kadar i dalje izvozi podatke u Excel i troši ceo dan ili čak više dana na ručnu izradu analiza. To je neprihvatljivo.
Matej Markelj na kraju dodaje da je suština "analitika stvorena za ljude, a ne za to da ljudi ručno stvaraju analitiku." Važno je da svi ovlašćeni menadžeri imaju pristup izveštajima, bez slanja molbi i dodatnog opterećivanja računovođa i drugih saradnika.
